Databeskyttelsespolitik

Vi passer på dine personlige oplysninger. Derfor har vi udarbejdet en politik for, hvordan Tuborgfondet behandler dine personlige oplysninger, når du fx søger fondsstøtte på vegne af en forening, organisation eller lignende. Læs mere herunder.

Tuborgfondet er i det følgende omtalt ”vi” eller ”os”.

Tuborgfondet er den dataansvarlige
Tuborgfondet, CVR-nr. 60223513, beliggende Ny Kongensgade 20, 1557 København V, Danmark er dataansvarlig. Hvis du ønsker at bruge dine rettigheder – som beskrevet nedenfor – eller har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Tuborgfondet på telefon 3175 7065 eller via e-mail data@tuborgfondet.dk

Vores behandlingsaktiviteter
Herunder beskriver vi, hvilke oplysninger vi behandler til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag.
Formålene med behandlingerne
Tuborgfondet indsamler og behandler dine personoplysninger til brug for:
• Fondsadministration og fondsdonation til følgende formål:
o At vurdere, om projektets formål er støtteværdigt. Som del af vurderingen kan vi dele din ansøgning med fagpersoner, der indgår i Tuborgfondet, herunder Carlsbergfondet, eller som konsulteres som led i behandling af ansøgningen.
o At offentliggøre og omtale dit projekt på vores hjemmeside, såfremt projektet får en bevilling.
o At viderebehandle til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål og statistik.
o Udarbejde og føre budget og regnskab.
• Udsendelse af invitationer til særligt relevante faglige arrangementer samt facilitering heraf (læs mere i afsnittet ”Arrangementer”)
• Invitationer til tilfredshedsundersøgelser (læs mere i afsnittet ”Tilfredshedsundersøgelser”)
• Jobrekruttering
• TV-overvågning
Databeskyttelsesforordningen er i det følgende omtalt som ”forordningen” og Databeskyttelsesloven som ”loven”.

Fondsadministration og fondsdonation
Formål
Det er Tuborgfondets mission at yde støtte til unge og organisationer, der styrker ungdommens muligheder for sammen at udleve deres drømme og handlekraft til gavn for samfundet og dansk erhvervsliv.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger om ansøgere til fondsdonation, der er indsamlet hos dig, herunder stamoplysninger såsom navn, adresse, e-mail og telefonnummer, samt oplysninger om og beskrivelse af projektet, budget for projektet bankoplysninger og evaluering af projektet.
Tuborgfondet har ikke brug for at behandle følsomme personoplysninger. Følsomme personoplysninger er personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Vi beder dig derfor om, at du ikke videregiver sådanne oplysninger til os.

Behandlingsgrundlag
Tuborgfondet behandler dine personoplysninger for at varetage fondets legitime interesse i at behandle din ansøgning, herunder for at vurdere, hvorvidt vi skal donere støtte til dit projekt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Såfremt du får tildelt en bevilling, behandler Tuborgfondet almindelige personoplysninger, da det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftale, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra b.

Ved tildeling af en bevilling, kan Tuborgfondet ligeledes behandle – herunder offentliggøre på vores hjemmeside – almindelige personoplysninger såsom navn, beløb på bevillingen og øvrig beskrivelse af projektet, for ligeledes at varetage en legitim interesse i at omtale, hvad fondet har støttet og dit projekt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. f.

Tuborgfondet behandler personoplysningerne, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som Tuborgfondet er underlagt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. c.

Herudover kan Tuborgfondet, såfremt du får tildelt en bevilling, bruge dine personoplysninger til at invitere dig til faglige arrangementer og sende dig tilfredshedsundersøgelser, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra f. Du kan læse mere herom i de følgende afsnit.

Modtagere
Dine oplysninger kan overlades til fagpersoner inden for Tuborgfondet samt Carlsbergfondet, som Tuborgfondet er en del af, eller personer som konsulteres som led i behandling af ansøgningen. Herudover kan dine personoplysninger overlades til databehandlere, der behandler dine personoplysninger på vegne af Tuborgfondet.
Vi kan videregive dine personoplysninger i form af dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer til følgende modtagere:
• Offentlige myndigheder.
• Revisor og evt. advokat og øvrige rådgivere.
• Danmarks Statistik (videregivelse af navn på organisationen, projekttitel, CVR-nummer og postnummer til brug for indberetning af bevillinger).
Vi videregiver dine personoplysninger til ovenstående modtagere, fordi vi enten er pålagt det, eller fordi ovenstående skal behandle dine personoplysninger i medfør af lovgivning.
Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Tidsrum for opbevaring
Tuborgfondet vil behandle dine personoplysninger under hele ansøgningsforløbet, som typisk strækker sig over seks måneder.

Hvis du får en bevilling, vil din ansøgning i alle tilfælde som minimum opbevares indtil projektets afslutning, samt i op til fem år samt løbende regnskabsår efter projektets afslutning, medmindre konkrete omstændigheder kræver kortere eller længere tids behandling.

Dine almindelige personoplysninger – herunder ansøgning – kan endvidere opbevares og behandles så længe personoplysningerne alene behandles til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål, jf. forordningens art. 5, stk. 1, litra e. Henset til Tuborgfondets position og betydning i dansk historie, har fondet en legitim interesse i den fortsatte opbevaring, som alene sker til behandling til de førnævnte formål, herunder opbevaring i fondets interne oversigt over støttede formål og projekter, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Såfremt Tuborgfondet træffer afgørelse om ikke at tildele støtte, vil dine personoplysninger, herunder ansøgning og afslag, slettes efter tre år ved projektansøgninger på under 100.000 kr., og projektansøgninger på over 100.000 kr. vil slettes efter fem år. Formålet med opbevaringen efter afslag begrundes i fondets historiske interesse i at have personoplysningerne, til brug for fondets virke med henblik på at kunne differentiere støtte fremadrettet, samt for at overholde lovgivningen vedrørende tilsyn med fondsstøtte.

Inaktive brugerprofiler i vores ansøgningssystem slettes efter to års inaktivitet. Forinden sletningen vil du modtage en mail med information om, at du bliver slettet i systemet, hvis ikke du besvarer mailen inden for en frist på en måned.

Arrangementer

Formål
Tuborgfondet indsamler og behandler dine personoplysninger med henblik på at afholde faglige arrangementer, herunder administration af deltagere, udsendelse af invitationer og deltagerlister samt facilitering og afvikling.
Efter din deltagelse i et fagligt arrangement, vil vi muligvis sende dig en tilfredshedsundersøgelse. Du kan læse mere om, hvordan vi i den forbindelse behandler dine personoplysninger i afsnittet ”Tilfredshedsundersøgelser”.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, titel, organisation, telefonnummer og e-mailadresse. Vi kan også behandle oplysninger om eventuelle allergier.

Behandlingsgrundlag
Når vi inviterer dig til et fagligt arrangement, som vi har vurderet som værende interessant for dig, gør vi det ud fra vores fælles legitime interesse, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Dette kunne eksempelvis være vores event Årsskrift Live. Bemærk, at arrangementet på ingen måde vil have til formål at udøve erhvervsmæssig eller kommerciel aktivitet. Du har til enhver tid mulighed for at frabede dig flere invitationer.
Såfremt du vælger at deltage til arrangementet, er behandlingen nødvendig for, at vi kan opfylde en kontrakt/aftale med dig om deltagelse i arrangementet, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer oplysningerne så længe vi har et sagligt behov for behandlingen. Vi vurderer endvidere, om der er særlige forhold, der kræver en kortere eller længere tids opbevaring.

Modtagere
Som udgangspunkt videregiver vi ikke dine personoplysninger. Vi kan dele deltagerlisten med de øvrige deltagere, som er tilmeldt arrangementet. Af deltagerlisten vil der alene fremgå personoplysninger som navn, e-mailadresse, organisation og stillingsbetegnelse.
Såfremt du ikke ønsker, at dine personoplysninger skal fremgå af deltagerlisten, bedes du venligst rette henvendelse til os.

Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Tilfredshedsundersøgelser

Formål
Tuborgfondet har i visse tilfælde brug for din feedback, når du fx har deltaget til et fagligt arrangement.
Nedenfor kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger alt afhængigt af, hvilken undersøgelse du deltager i.
1) Tilfredshedsundersøgelse i forbindelse med faglige arrangementer
Efter din deltagelse til det faglige arrangement, vil vi sende dig en tilfredshedsundersøgelse. Formålet med undersøgelsen er at undersøge, om arrangementet levede op til dine forventninger i forhold til fagligt indhold, forplejning mv.

Kategorier af personoplysninger
Udover selve besvarelsen af undersøgelsen, behandler vi almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, titel og organisation.

Behandlingsgrundlag
Vi sender tilfredshedsundersøgelsen til dig for at forfølge en legitim interesse i at kunne forbedre vores arrangementer, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du har til enhver tid mulighed for at frabede dig flere tilfredshedsundersøgelser.
Det er valgfrit, om du ønsker at besvare selve undersøgelsen.

Modtagere
Som udgangspunkt videregiver vi ikke dine personoplysninger til andre parter.
Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

2) Øvrige tilfredshedsundersøgelse (fx omdømmeundersøgelser)
Formålet med undersøgelsen kan være at undersøge Tuborgfondets omdømme samt dit kendskab til Tuborgfondet.

Kategorier af personoplysninger
Udover selve besvarelsen af undersøgelsen, kan vi behandle vi almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, alder, e-mail, og organisation.

Behandlingsgrundlag
Vi behandler alene dine personoplysninger, hvis vi har vurderet, at vi har en legitim interesse, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer oplysningerne så længe vi har et sagligt behov for behandlingen. Vi vurderer endvidere, om der er særlige forhold, der kræver kortere eller længere tids opbevaring.

Modtagere
Som udgangspunkt videregiver vi ikke dine personoplysninger til andre parter.
Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

3) Survey i forbindelse med udbetaling af bevilling fra Tuborgfondet
Når du har modtaget en bevilling fra Tuborgfondet under 100.000 kr., er det en betingelse for selve udbetalingen, at du evaluerer projektets forløb, herunder samarbejdet med Tuborgfondet. I den forbindelse behandler vi ikke nye personoplysninger.

Offentliggørelse af billeder og/eller videoer

Formål
Formålet med vores behandling og offentliggørelse af billeder/videoer er at omtale de projekter, vi støtter, eller den organisation, som vi har indgået et samarbejde med. Billederne/videoerne vil således offentliggøres i forbindelse med formidling af en nyhed eller artikel.
Kategorier af personoplysninger
Vi kan behandle og offentliggøre almindelige personoplysninger i form af et helt almindeligt billede og/eller video.

Behandlingsgrundlag
Tuborgfondet behandler og offentliggør billeder og videoer (almindelige personoplysninger) med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Forinden offentliggørelse, vurderer vi altid, om vi har en legitim interesse i at offentliggøre billedet/videoen, fx som led i omtalen af det projekt, som vi har støttet. I vurderingen indgår karakteren af billedet/videoen, hvor og hvorfor billedet/videoen er taget, i hvilken sammenhæng billedet/videoen indgår, hvad der er formålet med offentliggørelsen og hvilke eventuelle indvirkninger en offentliggørelse af billedet/videoen kan have for de personer, der er afbilledet. Herudover vurderes det altid, om formålet med billedet/videoen stemmer overens med formålet med offentliggørelsen og evt. den tekst, som er knyttet til billedet/videoen.
Hvis du er utilfreds med offentliggørelsen af billedet/videoen, har du ret til at gøre indsigelse, hvorefter vi vil fjerne billedet/videoen.
Hvis vi vurderer ikke at kunne offentliggøre billedet på baggrund af vores legitime interesse, vil vi bede om dit samtykke inden offentliggørelse af billedet/videoen, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at henvende dig til os på de kontaktoplysninger, der fremgår i afsnittet ”Tuborgfondet er den dataansvarlige”.

Tidsrum for opbevaring
Vi opbevarer oplysningerne så længe vi har et sagligt behov for behandlingen, herunder offentliggørelsen, så længe omtalen af projektet fortsat er relevant. Vi vurderer endvidere, om der er særlige forhold, der kræver en kortere eller længere tids opbevaring.

Modtagere
Billederne/videoerne kan blive offentliggjort på vores hjemmeside (www.tuborgfondet.dk) samt delt på følgende sociale medier:
• Facebook og Instagram
• Professionelle netværksside: LinkedIn
• Formidlings- og videotjeneste: YouTube
Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at leverandørerne af disse medier bliver fælles dataansvarlig sammen med Tuborgfondet for behandlingen af billederne og/eller videoerne af dig på disse medier.
Hvor dine personoplysninger stammer fra
Billederne/videoerne kan vi modtage direkte fra dig og de organisationer, fx foreninger, som vi har støttet eller indgået et samarbejde med.
Jobrekruttering

Formål
Formålet med vores behandling af oplysningerne er at besætte opslåede eller fremtidige stillinger hos Tuborgfondet.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler både de almindelige personoplysninger, som du selv indtaster i din jobansøgning (navn, adresse, e-mail, jobansøgning og CV), samt oplysninger som måtte fremkomme sidenhen i forbindelse med rekrutteringsprocessen fx ved gennemførelse af tests, indsamlet fra tredjemand fx en reference, eller lign.
Vi opfordrer til, at du som udgangspunkt ikke deler fortrolige eller følsomme personoplysninger med os, som fx dit CPR-nr.

Behandlingsgrundlag
Tuborgfondet behandler dine personoplysninger med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse i at vurdere kandidaten og besætte stillingen med en passende kandidat.
Indhentelse af referencer fra fx tidligere arbejdsgivere vil alene ske på grundlag af dit samtykke, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Tuborgfondet kan endvidere behandle oplysningerne med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for, at vi eventuelt kan indgå en ansættelseskontakt med dig.

Tidsrum for opbevaring
Vi behandler dine oplysninger indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet. Under alle omstændigheder sletter vi dog dine oplysninger senest seks måneder efter, at vi har modtaget din ansøgning, medmindre vi konkret vurderer, at der er særlige forhold, der kræver en kortere eller længere tids opbevaring, eller i tilfælde af, at du har givet samtykke til, at vi opbevarer dem i længere tid fx i forbindelse med besættelse af andre eller fremtidige stillinger.
Såfremt du bliver ansat, vil dine oplysninger overgå til din personalemappe.

Modtagere
Vi behandler alle dine personoplysninger fortroligt og det er således kun de medarbejdere, som er involveret i rekrutteringsprocessen, der har adgang til dine oplysninger.
Vi kan modtage personoplysninger fra tredjeparter, som eksempelvis testudbydere, rekrutteringsbureauer eller lign., som i forbindelse med rekrutteringsprocessen leverer tjenester til os. Tuborgfondet sørger i så fald for at indgå nødvendige aftaler for bl.a. at sikre, at personoplysningerne behandles sikkert og forsvarligt i henhold til de forpligtelser, der følger af databeskyttelsesforordningen.
Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Hvor dine personoplysninger stammer fra
Udover de oplysninger, som du selv taster ind, kan vi i forbindelse med udvælgelsesprocessen søge efter relevante offentliggjorte informationer på internettet, herunder LinkedIn og Facebook.

TV-overvågning

Formål
Vi kan behandle personoplysninger om dig grundet tv-overvågning i dørtelefon og indgange til Tuborgfondet.
Kategorier af personoplysninger
Vi kan behandle billeder af dig i forbindelse med TV-overvågning.

Behandlingsgrundlag
Tuborgfondet behandler dine personoplysninger med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi har en legitim interesse af sikkerhedsmæssige og kriminalpræventive hensyn.

Tidsrum for opbevaring
Billede- og lydoptagelser med personoplysninger, der stammer fra tv-overvågning i kriminalitetsforebyggende øjemed slettes som hovedregel 30 dage efter, at de er blevet optaget.
I særlige tilfælde, hvor det er nødvendigt af hensyn til en konkret tvist eller tv-overvågningslovens § 4c, stk. 2, kan optagelsen opbevares i længere tid.

Modtagere
Vi videregiver kun dine personoplysninger, som stammer fra tv-overvågning, hvis du har givet dit udtrykkelige samtykke, hvis det følger af lov, eller hvis videregivelsen sker til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed.

Dine rettigheder

Retten til indsigt
Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi har registreret om dig.

Retten til at få berigtiget data
Du har ret til at anmode om at få dine personoplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.
Når du har ansøgt om støtte via Tuborgfondets ansøgningssystem, har du selv mulighed for at rette visse af dine personoplysninger, herunder brugernavn, navn og password. Du kan tilgå dine ansøgninger og rette dine personoplysninger på via følgende link: https://ansogning.tuborgfondet.dk/

Retten til at få slettet data
Du har i visse tilfælde ret til at få slettet de personoplysninger om dig, som vi behandler.
Hvis du beder om at få slettet personoplysninger, som relaterer sig til en igangværende ansøgning om støtte, skal du vide, at vi ikke vil have mulighed for at behandle ansøgningen. Det samme gør sig gældende, hvis du trækker dit samtykke tilbage.

Retten til at få begrænset behandling af data
Du har ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personligoplysninger. Tuborgfondet foretager ikke automatisk behandling af personoplysninger i forbindelse med behandling af ansøgninger (profilering).

Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af data
Du har ret til at modsætte dig anvendelse af dine personoplysninger, der er baseret på Tuborgfondets retmæssige interesser. Vi fortsætter ikke med at bruge dine personoplysninger, medmindre vi kan påvise en saglig grund til deres anvendelse, som tilsidesætter dine interesser og rettigheder og/eller på baggrund af lovmæssige krav.
Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, som foretages på baggrund af interesseafvejningsreglen (fx til brug for markedsføring).

Retten til at overføre data
Du kan også kontakte os, hvis du vil høre om dine muligheder for dataportabilitet.

Retten til at tilbagekalde dit samtykke
Hvis du har givet samtykke til en behandling, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte Tuborgfondet.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Klage
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på data@tuborgfondet.dk.
Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

Opdatering af vores databeskyttelsespolitik
Vi passer godt på dine personoplysninger, og derfor kan der være behov for, at vi opdaterer denne databeskyttelsespolitik.

September 2021.